Introduction
Le cadre légal entourant la numérisation de l’administration publique évolue rapidement. La Loi sur l’administration numérique (LAN) et son Ordonnance (OAN) ont été pensées avant tout pour les besoins du canton ; leur application dans les communes demande donc uneinterprétation adaptée à nos réalités locales. Les bases légales se révisent, les outils informatiques se multiplient et les situations communales sont très diverses, il n’existe pas une seule manière de faire juste, mais plusieurs chemins possibles.
Aujourd’hui, cette démarche d’interprétation n’est pas un choix, mais une nécessité : chaque commune doit se positionner dans ce nouveau cadre légal. Toutefois, plutôt que de la considérer comme une contrainte, nous pouvons y voir une opportunité d’harmoniser nos pratiques, de simplifier nos processus et d’améliorer nos services aux citoyens.
La numérisation ne se limite pas à moderniser les outils : elle permet aussi de mieux garantir la conformité juridique des processus administratifs, notamment en matière de protection des données (LCPD, OPD) et d’archivage (LArch, OArch). Bien conçue, elle facilite le respect des exigences légales de sécurité, traçabilité, transparence et conservation des informations.
Avançons donc au-delà des seules obligations légales de la LAN et OAN, avec une approche holistique et de bon sens : il ne s’agit pas de tout numériser, mais de le faire intelligemment, en tenant compte de toutes les dispositions légales, des ressources, des besoins et des priorités locales.
Dans le Grand Chasseral, notre taille reste un atout : elle permet la collaboration et le partage d’expériences entre communes. Les normes eCH nous offrent des repères solides et cohérents, sur lesquels s’appuient déjà les lois et les projets cantonaux.
Mettons-nous donc d’accord sur une compréhension commune de ces enjeux, et avançons de manière coordonnée, sans contrainte, mais dans un esprit d’ouverture, de coopération et de confiance.
FAQ
De numériser progressivement les processus administratifs interneset les échanges avec les citoyens, entreprises et autres autorités, tout en respectant la législation sur la protection des données et l’archivage. Le principe général est la primauté du numérique : les échanges doivent se faire par voie électronique.
Toutes les communes municipales et bourgeoises, ainsi que les syndicats de communes, les entreprises publiques communales et les organisations liées par un contrat de prestations.
Autrement dit : toute entité accomplissant une tâche publique sur le territoire bernois.
- D’ici au 1er trimestre 2025 : adapter les règlements et ordonnances communaux pour supprimer les obligations de traitement sur papier.
- D’ici au 1er trimestre 2027 : Définir et acquérir les outils nécessaires à la digitalisation
- D’ici au 1er trimestre 2029 : adapter les outils existants (compatibilité mobile, accessibilité, traçabilité, sécurité, etc.).
L’article 2 LAN précise : « dans la mesure du possible », et l’article 5 : « à moins qu’elles ne puissent accomplir efficacement leurs tâches sous cette forme ». Par ailleurs, l’article art. 29 OAN évoque la rentabilité : priorité aux projets présentant le meilleur rapport coût-utilité.
Autrement dit, le numérique est la norme, mais le bon sens prévaut : priorité aux processus à fort volume ou à haute valeur ajoutée.
Le risque principal est qu’un citoyen puisse exiger une prestation numérique (droit d’accès électronique). Si la commune ne peut y répondre, cela pourrait mener à des plaintes ou recours administratifs.
Les lois cantonales et fédérales sur la protection des données (LCPD, OPD, LPD), la LPJA (procédure administrative), ainsi que les lois sur l’archivage (LArch, OArch, LAr).
Ces textes imposent à la fois des obligations de sécurité, d’intégrité, d’authenticité et de conservation des informations, mais offrent aussi un cadre pour une gestion numérique plus efficace et plus conforme. La numérisation, lorsqu’elle est bien pensée, devient ainsi un outil de simplification et de conformité.
Chaque niveau institutionnel a son rôle. À l’échelle régionale, la coordination permet surtout d’apporter des réponses concrètes et adaptées aux réalités des communes, selon deux axes complémentaires : l’organisationnel et le technique.
Sur le plan organisationnel, les informations, recommandations et guides existent déjà en grand nombre. Ils sont toutefois souvent fragmentés, hétérogènes et peu ciblés pour les communes francophones du canton de Berne, en particulier celles de petite et moyenne taille. Une coordination régionale permet de filtrer, synthétiser et vulgariser l’existant, afin de le rendre réellement utile, applicable et proportionné aux moyens des communes du Grand Chasseral.
Sur le plan technique, malgré de nombreuses initiatives conceptuelles, les solutions concrètes sont rarement proposées de manière adaptée aux besoins spécifiques des communes. Lorsqu’elles existent, elles ne tiennent pas toujours compte des contraintes locales ou conduisent à une multiplication d’applications difficilement soutenable pour les petites administrations. Une approche régionale favorise l’acquisition mutualisée de solutions réellement adaptées, renforce la maîtrise des choix technologiques et limite la dispersion des outils.
Horizons légaux
| Horizon | Actions à entreprendre | Base légale |
|---|---|---|
| 2025 | Réviser règlements et ordonnances pour supprimer les obligations papier | LAN et OAN |
| 2026 | Définir et acquérir les outils nécessaires à la digitalisation | eCH, OAN, LCPD, LArch, LPJA |
2027 | Adapter les logiciels et les systèmes informatiques (garantir sécurité et accessibilité) | eCH, OAN, LCPD, LArch, LPJA |
| Continu | Tenir un registre des traitements, désigner un responsable LCPD | LCPD |
| Continu | Garantir traçabilité, sécurité et archivage | LArch / OArch |
Ces trois horizons structurent la progression de la mise en œuvre de la LAN et de l’OAN dans les communes du Jura bernois.
Premier horizon (2025) – Révision des règlements
L’adaptation des règlements communaux à la Loi sur l’administration numérique (LAN) et à son ordonnance (OAN) n’est pas nécessairement obligatoire, à moins que des dispositions spécifiques exclues la forme numérique. Ce qui ne devrait pas être le cas dans la plupart des communes. Toutefois, lors de la révision d’un règlement, il est possible de :
- Vérifier et actualiser le vocabulaire utilisé afin de respecter le principe de primauté du numérique dans l’organisation.
- Lors de la révision du règlement d’organisation uniquement : envisager l’ajout d’un article visant à tenir compte du principe de rentabilité, par le rapport coût-utilité.
Il convient de souligner que, pour qu’une numérisation réussie soit envisageable, dans le contexte d’une administration communale, les prérequis se trouvent davantage dans l’adaptation des modes de fonctionnement organisationnels que dans la révision des règlements. Des travaux préparatoires importants doivent être envisagés sur le plan organisationnel, notamment la gestion du plan de classement, la gestion des documents entrants et la gestion des processus par affaires.
Deuxième horizon (2027) – Définition et acquisition des outils numériques
Le travail principal se concentrera sur cette phase.
La coordination régionale consiste surtout à éditer des lignes directrices et des cahiers des charges pour aider les communes à définir les outils essentiels à la gestion numérique, notamment la gestion des documents (GED), des affaires (GEVER) et de l'archivage.
Ceci dans l’esprit de garantir durablement :
- l’autonomie des communes (réduire la dépendance à des prestataires ou des technologies)
- l’interopérabilité aux applications conjointes (cantonales et autres)
- la mutualisation au niveau régional
Lors de ces démarches, il est essentiel de tenir compte :
- de la LCPD (protection des données) : sécurité, traçabilité, accès restreint, contrats de sous-traitance conformes ;
- de la LArch (archivage) : conservation à long terme, authenticité et intégrité des documents numériques ;
- de la LPJA (procédure et juridiction administratives) : validité juridique des décisions électroniques, exigences de preuve, signature électronique et traçabilité des actes administratifs.
- Normes eCH
Ces bases légales influencent directement le choix des solutions numériques, car elles imposent des garanties techniques et organisationnelles (authenticité, traçabilité, sécurité). Inversement, la numérisation bien conçue permet de répondre plus simplement à ces obligations légales.
Les normes eCH jouent ici un rôle de référence : elles définissent les standards techniques suisses pour l’interopérabilité, la sécurité et la pérennité des données. S’appuyer sur ces normes garantit que les outils choisis seront compatibles entre autorités, évolutifs et conformes au droit supérieur.
L’objectif est que les communes puissent ensuite se coordonner pour acquérir ou développer ensemble des solutions communes, interopérables et durables, dans un cadre technique et juridique partagé. Il est envisageable que Jb.B accompagne ces démarches d’acquisitions selon le contexte et les besoins.
Troisième horizon (2029) – Adaptation des systèmes existants
Les ajustements techniques des logiciels et systèmes actuels concernent surtout des organisations ayant des solutions propres en interne, qu'il s'agit de développer pour répondre aux exigences légales. Ces exigences devraient par ailleurs déjà être valables actuellement. Pour les organisations de petite taille, il s'agit plutôt d'identifier les solutions de prestataires utilisées qui ne répondent pas aux exigences minimales. Pour cela, il ne faut pas attendre cet horizon, mais agir dans la phase de définition et d'acquisition des outils numériques.
