Ensemble vers l'administration numérique !

Checklist : Ensemble vers l'administration numérique !

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Introduction

Le cadre légal entourant la numérisation de l’administration publique évolue rapidement. La Loi sur l’administration numérique (LAN) et son Ordonnance (OAN) ont été pensées avant tout pour les besoins du canton ; leur application dans les communes demande donc uneinterprétation adaptée à nos réalités locales. Les bases légales se révisent, les outils informatiques se multiplient et les situations communales sont très diverses, il n’existe pas une seule manière de faire juste, mais plusieurs chemins possibles.

Aujourd’hui, cette démarche d’interprétation n’est pas un choix, mais une nécessité : chaque commune doit se positionner dans ce nouveau cadre légal. Toutefois, plutôt que de la considérer comme une contrainte, nous pouvons y voir une opportunité d’harmoniser nos pratiques, de simplifier nos processus et d’améliorer nos services aux citoyens.

La numérisation ne se limite pas à moderniser les outils : elle permet aussi de mieux garantir la conformité juridique des processus administratifs, notamment en matière de protection des données (LCPD, OPD) et d’archivage (LArch, OArch). Bien conçue, elle facilite le respect des exigences légales de sécurité, traçabilité, transparence et conservation des informations.

Avançons donc au-delà des seules obligations légales de la LAN et OAN, avec une approche holistique et de bon sens : il ne s’agit pas de tout numériser, mais de le faire intelligemment, en tenant compte de toutes les dispositions légales, des ressources, des besoins et des priorités locales.

Dans le Grand Chasseral, notre taille reste un atout : elle permet la collaboration et le partage d’expériences entre communes. Les normes eCH nous offrent des repères solides et cohérents, sur lesquels s’appuient déjà les lois et les projets cantonaux.

Mettons-nous donc d’accord sur une compréhension commune de ces enjeux, et avançons de manière coordonnée, sans contrainte, mais dans un esprit d’ouverture, de coopération et de confiance.

FAQ

Horizons légaux

Ces trois horizons structurent la progression de la mise en œuvre de la LAN et de l’OAN dans les communes du Jura bernois.

Premier horizon (2025) – Révision des règlements

L’adaptation des règlements communaux à la Loi sur l’administration numérique (LAN) et à son ordonnance (OAN) n’est pas nécessairement obligatoire, à moins que des dispositions spécifiques exclues la forme numérique. Ce qui ne devrait pas être le cas dans la plupart des communes. Toutefois, lors de la révision d’un règlement, il est possible de :

• Vérifier et actualiser le vocabulaire utilisé afin de respecter le principe de primauté du numérique dans l’organisation.
• Lors de la révision du règlement d’organisation uniquement : envisager l’ajout d’un article visant à tenir compte du principe de rentabilité, par le rapport coût-utilité.

Il convient de souligner que, pour qu’une numérisation réussie soit envisageable, dans le contexte d’une administration communale, les prérequis se trouvent davantage dans l’adaptation des modes de fonctionnement organisationnels que dans la révision des règlements. Des travaux préparatoires importants doivent être envisagés sur le plan organisationnel, notamment la gestion du plan de classement, la gestion des documents entrants et la gestion des processus par affaires.

Deuxième horizon (2027) – Définition et acquisition des outils numériques

Le travail principal se concentrera sur cette phase.

La coordination régionale consiste surtout à éditer des lignes directrices et des cahiers des charges pour aider les communes à définir les outils essentiels à la gestion numérique, notamment la gestion des documents (GED), des affaires (GEVER) et de l'archivage.

Ceci dans l’esprit de garantir durablement :

• l’autonomie des communes (réduire la dépendance à des prestataires ou des technologies)
• l’interopérabilité aux applications conjointes (cantonales et autres)
• la mutualisation au niveau régional

Lors de ces démarches, il est essentiel de tenir compte :

• de la LCPD (protection des données) : sécurité, traçabilité, accès restreint, contrats de sous-traitance conformes ;
• de la LArch (archivage) : conservation à long terme, authenticité et intégrité des documents numériques ;
• de la LPJA (procédure et juridiction administratives) : validité juridique des décisions électroniques, exigences de preuve, signature électronique et traçabilité des actes administratifs.
• Normes eCH

Ces bases légales influencent directement le choix des solutions numériques, car elles imposent des garanties techniques et organisationnelles (authenticité, traçabilité, sécurité). Inversement, la numérisation bien conçue permet de répondre plus simplement à ces obligations légales.

Les normes eCH jouent ici un rôle de référence : elles définissent les standards techniques suisses pour l’interopérabilité, la sécurité et la pérennité des données. S’appuyer sur ces garantit que les outils choisis seront compatibles entre autorités, évolutifs et conformes au droit supérieur.

L’objectif est que les communes puissent ensuite se coordonner pour acquérir ou développer ensemble des solutions communes, interopérables et durables, dans un cadre technique et juridique partagé. Il est envisageable que Jb.B accompagne ces démarches d’acquisitions selon le contexte et les besoins.

Troisième horizon (2029) – Adaptation des systèmes existants

Les ajustements techniques des logiciels et systèmes actuels concernent surtout des organisations ayant des solutions propres en interne, qu'il s'agit de développer pour répondre aux exigences légales. Ces exigences devraient par ailleurs déjà être valables actuellement. Pour les organisations de petite taille, il s'agit plutôt d'identifier les solutions de prestataires utilisées qui ne répondent pas aux exigences minimales. Pour cela, il ne faut pas attendre cet horizon, mais agir dans la phase de définition et d'acquisition des outils numériques.

Lois et normes : résumé

Les sections ci-dessous résument brièvement les bases légales et normes évoquées dans l'introduction en raison de leur implications majeures dans la numérisation des administrations communales.

Règlements communaux : recommandations

Bien que des adaptations pour nos communes ne sont pas jugées obligatoires, deux recommandations sont formulées, à observer lors de la révision planifiée d'un règlement.

Pourquoi le faire ?

L’adaptation des bases légales et règlementaires constituent la première étape de la mise en œuvre de la Loi sur l’administration numérique (LAN) et de son Ordonnance (OAN). Néanmoins, les implications communales sont nettement moins importantes que les cantonales. Au point même que pour les communes de taille modeste, une adaptation n’est souvent pas nécessaire, à moins que des dispositions spécifiques exclues la forme numérique. Voici toutefois, les deux objectifs principaux qu’une éventuelle adaptation pourrait viser :

1. Éviter les blocages à la numérisation

Obligation :
Cette raison est expressément prévue par la loi : les autorités disposent d’un délai de deux ans (jusqu’au 1er trimestre 2025) pour adapter leurs bases réglementaires internes et supprimer d’éventuelles dispositions imposant encore des procédures non dématérialisées.

Interprétation :
En pratique, cette exigence concerne surtout le canton, car les règlements communaux précisent rarement le niveau de détail des formes procédurales (« papier », « écrit », « numérique »). De plus, la législation cantonale considère désormais que la forme écrite inclut la forme numérique (art. 3 OAN). Il n’est donc pas nécessaire de modifier chaque mention du « papier » ou de l’« écrit ». L’essentiel est de s’assurer qu’aucune disposition n’aille à l’encontre de la primauté du numérique prévue à l’art. 5 LAN.
L’idée n’est pas d’imposer la dématérialisation de toutes les procédures, mais de laisser la porte ouverte à cette évolution, en garantissant la compatibilité juridique des textes avec la forme électronique.

 Conseil
Pour la plupart des communes, il ne s’agira donc pas d’entreprendre une révision complète, mais simplement de vérifier, lors de la prochaine mise à jour d’un règlement, qu’aucune mention n’empêche la communication ou le traitement numérique.

2. Éviter une numérisation forcée ou disproportionnée

Obligation :
La LAN et l’OAN mettent également l’accent sur la rentabilité et l’efficience (art. 2 LAN et 29 OAN). Autrement dit, il ne s’agit pas de tout numériser, mais de le faire lorsque cela est utile, faisable et proportionné.

Interprétation :
Néanmoins, l’article 29 de l’OAN mentionne explicitement le canton, sans mentionner les communes : « Les autorités cantonales tiennent compte de la rentabilité… ».

 Conseil
Pour les communes, il peut donc être judicieux d’introduire une disposition réglementaire précisant que la numérisation doit tenir compte de la rentabilité, définie sur le rapport utilité/coût. Une telle clause vise à protéger l’autorité communale contre des attentes irréalistes ou des investissements disproportionnés, tout en démontrant sa conformité avec le droit supérieur.

Donc, lors de la révision d’unrèglement d’organisation ou d’un règlement général, il est recommandé d’y insérer un article inspiré de l’art. 29 OAN, adapté au contexte communal.

À ce jour, aucune association faîtière (ACS, ACB, OACOT) n’a publié de modèle officiel, mais plusieurs communes ont proposé et fait valider, lors de consultations préalables auprès de l’OACOT, la formulation suivante :

Art. XXX – Rentabilité de la numérisation

1. Les autorités communales tiennent compte de la rentabilité lors de l’utilisation des ressources pour la numérisation de leurs processus, notamment de la manière suivante :

   • Elles analysent le coût et l’utilité des projets pour les autorités et les particuliers concernés et donnent la priorité aux projets présentant le meilleur rapport coût-utilité.
   • Elles utilisent, si possible, les ressources TIC existantes et ne procèdent à une numérisation des processus que si des produits ad hoc et économiquement abordables sont disponibles sur le marché, sous réserve des dispositions impératives du droit supérieur.
   • Les autorités communales acquièrent et utilisent, si possible, des ressources TIC en commun avec d’autres autorités.
      

2. Si nécessaire, les autorités mettent en retrait leurs propres exigences et intérêts afin de favoriser la collaboration intercommunale et la cohérence des solutions mises en œuvre.

Feuille de route pour la souveraineté numérique communale

en 5 étapes

La souveraineté numérique n’est pas une question de technologie, mais de capacité à décider, comprendre et réagir.

Cette feuille de route permet :

• d’augmenter la souveraineté numérique communale sans investissements massifs,
• de réduire les risques politiques et opérationnels,
• et de s’aligner avec la vision du Conseil fédéral tout en respectant la subsidiarité communale.

Vision d'ensemble (lecture rapide)

1. Piloter : en structurant la gouvernance

2. Inventorier : pour y voir plus clair

3. Sécuriser : pour renforcer la résilience

4. Maîtriser : en gérant les contrats et les dépendances

5.1. Développer : Gestion des documents, affaires et archivage