Lois et normes : résumé
Les sections ci-dessous résument brièvement les bases légales et normes évoquées dans l'introduction en raison de leur implications majeures dans la numérisation des administrations communales.
La Loi sur l’administration numérique (LAN, RSB 109.1) adoptée en 2022 et son Ordonnance (OAN, RSB 109.111) concrétisent la stratégie numérique cantonale.
Elles imposent une gestion administrative numérique traçable, authentique et sécurisée.
Principes clés :
- Art. 2 LAN – Objectif : numériser les processus publics, renforcer la collaboration et l’efficience.
- Art. 5 LAN – Primauté du numérique : échanges électroniques par défaut.
- Art. 8 LAN / Art. 3 OAN – Forme écrite électronique admise sans signature manuscrite.
- Art. 1 OAN – Les logiciels utilisés doivent garantir traçabilité, authenticité et sécurité des documents.
- Art. 29 OAN – Rentabilité : priorité aux projets présentant le meilleur rapport coût-utilité (au niveau cantonal)
Les obligations de la LAN et de l’OAN concernent l’ensemble des processus administratifs liés à :
- La gestion des documents et des affaires : création, traitement, suivi, validation et archivage des dossiers administratifs (GEVER).
- Les échanges et communications officielles : envois, notifications, correspondances et décisions, entre autorités ou avec les citoyens.
- La conservation et la traçabilité des informations : garantie que tout document ou donnée puisse être retrouvé, daté, attribué et protégé contre toute modification non autorisée.
- La sécurité et la protection des données : mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles assurant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations.
Pour ce qui est de l’interprétation de la LAN et l’OAN, comme de l’archivage, le site du canton avec le FAQ contient déjà des informations : Questions concernant la numérisation dans les communes (FAQ)
En résumé : Les trois tâches à réaliser
- Dès maintenant : Résilier les contrats éventuels de délégation des tâches de préposé communal à la protection des données pour le 1er septembre 2026.
- Amélioration continue : Concentrez vos énergies sur l'inventaire de vos données sensibles et le renforcement de vos mesures de sécurité et de maîtrise des contrats. C'est la majorité du travail de conformité.
- Veille active : Suivez les actualités du bureau cantonal de surveillance de la protection des données (BPD). N'entreprenez rien dans l'urgence ; attendez les outils et directives à espérer dès mi-2027, délai nécessaire à l'a mobilisatoin et l'opérationnalité des nouvelles ressources cantonales.
Introduction - Contexte légal
Les communes bernoises sont soumises à la Loi cantonale sur la protection des données (LCPD, RSB 152.04) et à la Loi sur la sécurité de l’information et la cybersécurité (LSIC). Avec l’entrée en vigueur simultanée de la révision de la LCPD et de la LSIC le 1er septembre 2026, ainsi que de leurs ordonnances d’application respectives — l’Ordonnance sur la protection des données (OPD, RSB 152.040.1) et l’Ordonnance sur la sécurité de l’information et la cybersécurité (OSID) — actuellement en révision/édiction, le cadre légal s’adapte aux réalités du monde numérique. Si les principes fondamentaux de protection demeurent inchangés, c’est leur mise en œuvre qui évolue pour répondre aux nouveaux défis technologiques. Dans ce contexte, l’OSID deviendra la référence pour établir des processus standardisés, essentiels à la maîtrise des risques intangibles et complexes inhérents au numérique.
Une approche pragmatique : la sécurité par l'amélioration continue
La conformité n'est pas un état figé, mais un processus dynamique. Pour les communes, l'application stricte de concepts complexes est souvent moins efficace que l'adoption de bonnes pratiques robustes. Le bureau cantonal de surveillance de la protection des données (BPD) recommande une approche en trois étapes, destinée à se répéter continuellement, et se recoupe avec notre feuille de route pour l'administration numérique :
- Connaître ses données : Réaliser un inventaire sommaire (quelles données, où, pourquoi ?).
- Évaluer les risques : Identifier les traitements sensibles ou critiques.
Compléter l'Inventaire numérique communal.xlsx répond précisément à ces deux étapes. - Appliquer des mesures : Mettre en place des protections proportionnelles (chiffrement, gestion des accès, sauvegardes).
Le modèles ou formations proposés dans les phases "Sécuriser" et "Maîtriser" , représentent diverses mesures qui contribuent à cet objectif.
Par ailleurs, les principes de base restent la légalité (base légale pour chaque traitement), la proportionnalité (ne collecter que le nécessaire) et la sécurité (confidentialité, intégrité, disponibilité).
La transition de septembre 2026
Le changement majeur réside dans le transfert de compétence. Jusqu'ici, chaque commune désignait son propre Préposé à la protection des données. Dès le 1er septembre 2026, la surveillance est centralisée au niveau cantonal au sein du BPD.
- Fin de la compétence locale : Les communes s ne relèvent plus d'une autorité communale de surveillance. Les règlements communaux désignant un organe de vérification local (comme l'organe de révision des comptes) pour cette tâche devront être adaptés.
- Pas de panique, mais de la veille : Bien que la loi entre en vigueur en septembre, les ressources cantonales (3.2 EPT) ne seront pleinement opérationnelles que début 2027. Les directives précises et la « boîte à outils » arriveront progressivement l'an prochain.
- Priorité actuelle : Il n'y a pas d'urgence à réécrire les règlements commuanux, car le droit supérieur (la nouvelle LCPD) prime automatiquement sur les dispositions communales obsolètes. Cependant, il est crucial de résilier les contrats éventuels avec les organes ou prestataires réalisant cette surveillance.
