2. Inventorier : pour y voir plus clair
Objectif
Profiter d'un outil simple qui permet de comprendre et de décider.
Actions concrètes (1-3 mois)
- Lister tous les systèmes numériques utilisés (logiciels métiers, cloud, messagerie, hébergement du site, outils collaboratifs, etc.)
- Identifier pour chacun :
- le fournisseur,
- l’hébergement des données,
- le caractère critique
- la niveau de dépendance
- Identifier les données sensibles (habitants, finances, social).
Valeur pour la commune
- Vision globale claire
- Base pour toute décision future
- Prérequis pour la cybersécurité et la protection des données
Modèle d'un tableau d'inventaire numérique
► Inventaire numérique communal.xlsx
Bien qu'un inventaire sous forme de tableau soit très simple à compléter, son utilité est conditionnée à une compréhension des implications sous-jacentes. En ce sens, il est nécessaire, préalablement, de conceptualiser le lien entre ses systèmes informatiques et les prestations de la commune, ainsi que les liens entre les systèmes.
À cet égard, pour éviter que chaque commune réalise une cartographie complexe de l'architecture numérique, le visuel générique ci-dessous vous est proposé. Il vise à favoriser l'adoption d'une approche centrée sur la prestation communale et non les systèmes informatiques, ainsi qu'à prioriser les efforts.
► Cartographie de l'architecture numérique communale.png
Principales leçons à tirer de la cartographie de l’architecture d’une commune
1. But
La cartographie vise à créer une vision commune, favorisant la cohérence globale, l’interopérabilité et la clarté dans la numérisation. Elle offre une compréhension holistique des interactions entre prestations, organisation, processus et outils, en mettant en évidence les liens entre obligations légales, tâches exécutives et capacités de support.
2. Approche centrée sur les prestations
L’analyse s’articule selon un ordre logique : prestations → organisation / processus → outils, permettant de relier les missions de la commune à leurs moyens de réalisation.
- Prestations : services rendus aux habitants et obligations légales.
- Organisation et processus : répartition des responsabilités, directives, processus standardisés pour assurer cohérence et conformité.
- Outils : IT, plans de classement, logiciels, etc. qui viennent soutenir les prestations et processus.
Pour les petites communes, le volume et la complexité des tâches d’exécution ne justifient pas toujours des outils numériques dédiés. Les capacités de support, humaines et informatiques, constituent la base de la numérisation et sont centrées sur le traitement des affaires, qui est le socle répondant aux besoins d’exécution.
3. Interprétation générale
- Transfert de la logistique vers l’informatique : les fonctions logistiques traditionnelles sont progressivement prises en charge par des outils numériques.
- Pour nos communes, le socle de base repose sur le traitement des affaires. Pour les tâches d’exécution à faible volume, ces outils suffisent à répondre aux besoins, sans nécessité d’avoir un outil dédié à une tâche spécifique.
- Corrélation volume / importance / régulation : le nombre de normes eCH, le niveau de régulation légale et le degré de digitalisation actuel sont proportionnels au volume et à l’importance de l’activité. Les activités critiques et très réglementées nécessitent davantage d’outils numériques et de processus formalisés.
4. Priorités pour les communes
Les priorités stratégiques claires pour des communes de taille modeste sont les capacités de support :
- Finances et contrôle des habitants : déjà bien pris en charge, elles constituent la base de la confiance et de la conformité.
Traitement des affaires et information : objets centraux de la LAN, nécessitant des processus clairs, une gestion documentaire efficace et un accompagnement des collaborateurs par des outils numériques adaptés.
En effet, pour ces priorités, les capacités de support (personnel formé, infrastructures IT adéquates) sont essentielles pour garantir une administration efficace et cohérente.
5. Obligations légales et positionnement
La cartographie relie chaque prestation aux bases légales :
- LAN / OAN : digitalisation des informations et traitement des affaires.
- LCPD / OPD : sécurité informatique et protection des données.
- LArch / OArch : conservation et traçabilité des documents.
- LPJA : formalités de transmission d’informations entre citoyens et administration.
Chaque base légale guide la structuration des processus et la sélection des outils, assurant conformité et standardisation. Les bases légales étant techniquement floues, les normes eCH, plus précises, servent de référence.
6. Organisation concrète pour le traitement des affaires
La cartographie ne représente pas directement la dimension organisationnelle des tâches, mais pour le traitement des affaires, celles-ci incluent :
- Directives et instructions : orientent les responsables et les collaborateurs.
- Processus standardisés : garantissent la cohérence, la conformité et la traçabilité des actions.
- Lexiques et descriptions : clarifient les méthodes.
Cette structuration organisationnelle, même si elle n’est pas visualisée dans la cartographie, est essentielle pour permettre aux communes de gérer efficacement les affaires.
La numérisation communale ne se limite pas à l’informatique. Elle repose sur une coordination entre prestations, organisation, processus, outils et obligations légales. La cartographie offre une vision commune et favorise :
- l’interopérabilité entre solutions internes et applications conjointes,
- la mutualisation au niveau régional,
- l’autonomie communale et
- la durabilité des solutions.
Par ailleurs, elle guide les communes dans la définition de priorités, l’optimisation des capacités de support et la conformité réglementaire.
Lexique normes eCH qui figurent dans le visuel ci-dessus
39 : Interface de cyberadministration pour les dossiers et les documents
70 : Inventaire des prestations de l’administration publique suisse («Inventaire des prestations eCH»)
73 : Règles relatives à la description des prestations de l’administration publique suisse («Règles eCH relatives à la description des prestations»)
122 : Architecture de la cyberadministration suisse: principes fondamentaux
123 : Architecture de la cyberadministration suisse: processus technique
126 : Concept cadre «Administration interconnectée en Suisse»
138 : Concept organisationnel pour la description et la documentation de tâches, prestations, processus et structures d’accès de l’administration publique en Suisse
140 : Règles relatives à la description et à la représentation de Processus de l’administration publique suisse
142 : Guide pour l’optimisation de l’accès aux prestations des administrations publiques sur les portails
145 : Carte nationale des processus de l’administration publique suisse
170 : Modèle de qualité pour l’authentification des sujets
272 : Transparence, explicabilité et risques des systèmes d’IA
304 : Intégration standardisée des systèmes d'IA basés sur le LLM
