5.1. Développer : Gestion des documents, affaires et archivage

INTRODUCTION

Proposition visuelle avec contextualisation de la directive et ses annexes

Principes de base :

• Raisonner en affaires (processus) — pas en documents isolés.
• Raisonner en cycle de vie des documents — dès la création, jusqu’à la destruction.
• Les métadonnées deviennent centrales — pour le traitement, le tri, l’archivage.
   

Processus à appliquer systématiquement :

• Entrée : documents numérisés, métadonnées saisies, titres clairs.
• Traitement : gestion des processus (dont séances et décisions), complétion des métadonnées.
• Clôture : nettoyage, vérification, saisie de la date de clôture et vérification de la valeur archivistique.
• Archivage intermédiaire : conservation dans la GED → selon délai.
• Destruction ou archivage : expiration du délai → versement ou destruction (procès-verbal).

Contexte légal :

La loi sur l’administration numérique (LAN) impose la primauté du numérique, spécialement pour le traitement des affaires.

Les obligations en matière d’archivage (LArch, OArch) et de protection des données (LCPD) s’appliquent pleinement au format numérique et imposent les fonctionnalités et processus inhérents aux métadonnées.

Nota bene : les assertions ci-dessus sont détaillées dans les sections déroulantes en fin de page. Bien que même ces sections restent extrêmement brèves, elles redirigent en partie vers les sources pertinentes.

TÂCHES COMMUNALES

Trois étapes fondamentales — pour garantir conformité, efficacité et durabilité

1. Dispositions organisationnelles : adopter une directive en la matière (fin 2026)

Elle définit les rôles, processus, délais et contrôles et reste volontairement générale.

Les annexes en constituent les références de travail au quotidien, à adapter localement et au fil du temps.

2. Dispositions techniques : sélectionner ou configurer un système GED (mi 2027)

Évaluer les solutions disponibles : sur la base du cahier des charges fonctionnel proposé (la GED doit gérer les métadonnées, les droits d’accès, le cycle de vie, et assurer l’interopérabilité et la sécurité)

Choisir la solution qui répond aux besoins.

3. Mise en place du système et adoption (fin 2029)

Migrer les données vers le nouveau système.

Former tous les collaborateurs : sans accompagnement humain, même le meilleur outil reste inutilisé.

Lancer le contrôle de qualité annuel.

Cet ordre est fidèle à la feuille de route et aux principes de souveraineté numérique communale, en définissant d'abord les dispositions organisationnelles, puis de sélectionner une solution technique adaptée, plutôt que l’inverse.

1. Dispositions organisationnelles — cadre de fonctionnement

► Directive pour la gestion électronique des documents, affaires et archivage

Socle stratégique, elle structure la gestion de ces dimensions en définissant :

• Objectifs : traçabilité, transparence, sécurité, conformité.
• Principes : primauté du dossier électronique, cycle de vie, métadonnées, droits d’accès.
• Rôles : collaborateur, chef de service, responsable GED, super-utilisateur.
• Processus : entrée → traitement → clôture → archivage/destruction.
• Contrôle : annuel, avec check-list, rapport, amélioration continue.

Annexes : outils de référence au quotidien

► Rôles et droits d’accès (matrice)

► Consignes d’enregistrement (titres, métadonnées, numérisation)

► Liste négative (documents à ne pas enregistrer)

► Liste des types d’affaires

► Liste des délais de conservation

► Consignes de clôture du dossier (nettoyage, vérification)

► Instructions de versement dans les archives définitives (format, confirmation)

► Instructions d'effacement irréversible

► Contrôle de qualité (check-list annuelle)

2. Dispositions techniques— caractéristiques attendues du système

► Cahier des charges fonctionnel — guide technique pour le système GED

Il définit les exigences en termes de fonctionnalités que doit ou peutcouvrir un système de gestion des documents et autres solutions connexes.

Bien que les fonctions peuvent être étendues, voici l’essentiel pour répondre aux obligations légales.

Fonctionnalités obligatoires :

Gestion des métadonnées : champs obligatoires (type d’affaire, auteur, clôture, délai de conservation, valeur archivistique).

Gestion des droits et des accès : multiples et flexibles (par groupe d’utilisateurs)

Interopérabilité : échange de métadonnées avec les applications métiers (via interface standardisée) et export dans un système d’archivage à long terme

Ce qui n’est pas conforme :

 Dépendre des applications métiers (Finances, Contrôle des habitants) comme système central.
→ Tous les documents à valeur juridique ou archivistique passent par la GED — pour la traçabilité, la sécurité, l’interopérabilité.

 Utiliser des explorateurs fichiers ou des disques durs externes comme système d’archivage.
→ L’archivage électronique permanent est un système dédié, non modifiable, au format pérenne.

 Oublier les métadonnées — sans elles, pas de recherche, pas de tri, pas d’archivage.

► Liste des champs de métadonnées pertinents

Les métadonnées permettent la recherche, le tri, de manière manuelle ou automatique. Ces fonctions sont essentielles à la gestion des tâches, des processus, de l’import/export de données, de la destruction et de l’archivage.

Contexte & Explications — compréhension des fondements