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Administration numérique

Le 1er mars 2023 sont entrées en vigueur la loi et l’ordonnance sur l’administration numérique (LAN et OAN) dans le Canton de Berne. Ces deux textes de loi instaurent la primauté du numérique : toutes les autorités devront travailler et communiquer par voie électronique, sauf si les tâches ne peuvent pas être accomplies de manière efficace sous cette forme. Cette nouvelle législation amène son lot de changements dans les méthodes de travail des administrations communales et représente un énorme défi en termes de ressources financières et humaines, dans des délais très courts. Jura bernois.Bienne a monté un groupe de travail qui œuvre pour la mise en commun de solutions à l’échelle régionale.

La transition numérique s’opère dans tous les domaines de la vie courante. Les nouvelles technologies et les processus digitaux nous accompagnent au quotidien et transforment notre société et son économie. Ces bouleversements ont également un impact sur les attentes des utilisateurs et utilisatrices envers les produits et services fournis par les administrations publiques. Dans ce contexte, le Canton de Berne s’est donné comme objectif de faire avancer la transition numérique de l’administration cantonale. Dans la Stratégie économique 2025 de la Direction de l’économie publique du canton de Berne, le Conseil-exécutif définit comme objectif que le canton dispose d’infrastructures attractives pour l’économie et profite des possibilités offertes par les technologies de l’information. C’est ainsi qu’en 2023 sont finalement entrées en vigueur la loi et l’ordonnance sur l’administration numérique et auxquelles les communes doivent maintenant se conformer.

La mise en conformité à la LAN et à l’OAN a été découpée par le Canton en plusieurs grandes étapes dont le calendrier est le suivant :

  • Jusqu’au 1er mars 2025, les communes devront adapter les règlements communaux, les ordonnances et les prescriptions internes à l'administration, par exemple pour supprimer les dispositions qui prévoient des procédures sur papier ;
  • Jusqu’au 1er mars 2027, il faudra définir et acquérir les outils nécessaires à la digitalisation ;
  • Puis, jusqu’au 1er mars 2029, il s’agira d’adapter les logiciels et les systèmes informatiques.

Cela ne laisse que peu de temps aux communes pour atteindre ce premier palier au printemps 2025. Les premières à risquer de se retrouver hors-délais sont les nombreuses petites communes de moins de 2'000 habitants qui composent largement notre région. C’est pourquoi Jura bernois.Bienne a décidé de s’emparer de la question à son niveau afin de trouver des solutions mutualisées pour toutes ces administrations communales qui ne disposent ni d’un service informatique, ni des ressources nécessaires en termes de temps et de moyens financiers.

En clair, la LAN impose aux communes d’instaurer une gestion électronique des dossiers et des affaires, ce qui demande un plan de classement et un modèle d’archivage des dossiers. Elle inclut également la signature électronique des documents, la facturation, la gestion des PV, la mise en place d’un guichet virtuel pour les citoyens, ainsi que les aspects de cybersécurité.

Le groupe de travail a rapidement décidé d’opérer un premier état des lieux de la numérisation dans les communes du Grand Chasseral. Au moyen d’un questionnaire en ligne, il s’est agit d’identifier l’avancement des administrations en termes d’utilisation du digital dans leur environnement de travail et de prendre la mesure de l’accueil de cette nouvelle loi au sein des communes : craignent-elles de ne pas réussir à s’y conformer dans les délais impartis ? Ont-elles les ressources humaines et financières nécessaires ? Ce questionnaire – qui a récolté 85% de taux de réponse - était également l’occasion de sonder les communes sur un éventuel désir de travailler ensemble afin de mutualiser les forces et les ressources. Les résultats du questionnaire permettent de dresser le bilan suivant :

  • Toutes les administrations communales ont déjà intégré le numérique à différents degrés. Les plus gros changements interviendront dans les domaines de la gestion électronique des données (GED), l’archivage et les signatures numériques ;
  • Les ressources financières et humaines sont une préoccupation majeure pour les communes ;
  • 54% des communes désirent un règlement-type de la part du Canton et près des trois quarts craignent ne pas être prêtes pour le 1er mars 2025 ;
  • 94% des communes souhaitent une collaboration intercommunale, 80% sont prêtes à y participer activement et 75% seraient d’accord de verser une contribution pour une étude d’accompagnement