Administration numérique

La loi et l’ordonnance cantonales sur l’administration numérique (LAN et OAN), en vigueur depuis 2023, instaurent la primauté du numérique : toutes les autorités devront travailler et communiquer par voie électronique, sauf si les tâches ne peuvent pas être accomplies de manière efficace sous cette forme. Cette nouvelle législation amène son lot de changements dans les méthodes de travail des administrations communales et représente un énorme défi en termes de ressources financières et humaines, dans des délais très courts. Jb.B a monté un groupe de travail qui œuvre pour la mise en commun de solutions à l’échelle régionale.

En clair, la LAN impose aux communes d’instaurer une gestion électronique des dossiers et des affaires, ce qui demande un plan de classement et un modèle d’archivage des dossiers. Elle inclut également la signature électronique des documents, la facturation, la gestion des PV, la mise en place d’un guichet virtuel pour les citoyens, ainsi que les aspects de cybersécurité.

Le calendrier imposé par ces nouvelles bases légales est le suivant :

• Jusqu’au 01.03.2025, les communes devront adapter les règlements communaux, les ordonnances et les prescriptions internes à l'administration, par exemple pour supprimer les dispositions qui prévoient des procédures sur papier ;
• Jusqu’au 01.03.2027, il faudra définir et acquérir les outils nécessaires à la digitalisation ;
• Puis, jusqu’au 1^er mars 2029, il s’agira d’adapter les logiciels et les systèmes informatiques.

Sondage auprès des communes

En 2024, un questionnaire a permis d’opérer un premier état des lieux de la numérisation dans les communes du Jura bernois et de sonder les communes sur un éventuel désir de travailler ensemble sur cette thématique. D'après les résultats de ce questionnaire :

• Toutes les administrations communales ont déjà intégré le numérique à différents degrés. Les plus gros changements interviendront dans les domaines de la gestion électronique des données (GED), l’archivage et les signatures numériques ;
• Les ressources financières et humaines sont une préoccupation majeure pour les communes ;
• 54% des communes désirent un règlement-type de la part du Canton et près des trois quarts craignent ne pas être prêtes pour le 1^er mars 2025 ;
• 94% des communes souhaitent une collaboration intercommunale, 80% sont prêtes à y participer activement et 75% seraient d’accord de verser une contribution pour une étude d’accompagnement

Mise en oeuvre au niveau régional

En raison de ces délais courts, Jb.B s’est emparé de la question afin de trouver des solutions mutualisées répondant aux exigences de la LAN. Un groupe de pilotage a travaillé sur le sujet et a défini trois priorités :
1.    clarifier le cadre légal et conseiller les communes dans l’adaptation de leurs règlements.
2.    proposer une architecture numérique communale commune, basée sur une vision d’ensemble cohérente.
3.    première grande mise en œuvre : la gestion des documents, des affaires et des archives, qui constitue un paquet indissociable comprenant un cahier des charges.
L’agenda suivant est proposé : 
-    décembre 2025 : invitation formelle aux secrétariats communaux et aux mairies
-    février 2026 : publication sur le site de Jb.B des guides, cahiers des charges et documents de référence
-    22 avril 2026 : séance en présentiel pour marquer le lancement de la démarche.
L’objectif est ensuite d’inscrire ce travail dans la durée, avec un moment d’échange en ligne à chaque publication de document, de mise à jour majeure ou de nouvel outil, afin de s’assurer que leur application soit réaliste et de pouvoir accompagner de manière volontaire les communes qui en auront besoin.