CHECKLIST DES TÂCHES COMMUNALES

Cadre légal et règlementaire

☐ lors de la révision d’un règlement : vérifier qu’aucune disposition n’exclue la forme numérique (peu probable)

☐ lors de la révision d’un règlement : vérifier la conformité du vocabulaire avec le principe de primauté du numérique (peu probable)

☐ lors de la révision du règlement d’organisation : ajouter un article qui vise à ce que la numérisation tienne compte de la rentabilité, basé sur le rapport utilité/coût (recommandée)

 

Feuille de route – souveraineté numérique

1. Piloter : en structurant la gouvernance numérique

☐ Adapter et adopter la Directive sur le pilotage numérique communal : petites communes.docx ou Directive sur le pilotage numérique communal : commune moyennes.docx


 2. Inventorier : pour y voir clair

☐ Compléter et tenir l'Inventaire numérique communal.xlsx

☐ Comprendre la Cartographie de l'architecture numérique communale.png


3. Sécuriser : pour renforcer la résilience

Formations en ligne recommandées pour tout le personnel
Proposées par la Conférence des Directions des départements cantonaux de justice et police (CCDJP)

☐ Sécurité des mots de passe

☐ Sécurité du courrier électronique

☐ Cours sur les phishings et fake news

☐ Cours sur la protection des données


Cyberincidents : concept d’urgence
Modèles de l'Office Fédéral de la cybersécurité (OFCS)
Documents à adapter et adopter pour sa commune.

☐ Feuille d’urgence  (1 page)

☐ Plan de crise informatique  (15 pages)

☐ Rapport de débriefing  (5 pages)


4. Maîtriser : en gérant les contrats et les dépendances

Tâches à réaliser lors de renouvellement de contrats avec des prestataires ou la conclusion de nouveaux contrats :

☐ Vérifications de conformité : Cybersafe/Cyberseal  et LCPD/LPD

☐ Checklist pour contractualisation : 15 points comme base pour la gestion des contrats

☐ Clauses essentielles (voir section 3 de l’étape 4)

 

5. Développer — en mutualisant de manière pérenne

5.1 : Gestion des documents, des affaires et de l’archivage

Dispositions organisationnelles :

Directive à adapter et approuver :

► Directive pour la gestion électronique des documents, affaires et archivage


Annexes à adapter et maintenir à jour continuellement : 

► Rôles et droits d’accès (matrice)

► Consignes d’enregistrement

► Liste négative

► Liste des types d’affaires

► Liste des délais de conservation et des valeurs archivistiques (annexe ODArch Communes)

► Plan de classement (exemple et pas modèle)

► Consignes de clôture du dossier

► Instructions de versement dans les archives définitives

► Instructions d'effacement irréversible des dossiers

► Contrôle de qualité (check-list)

 

Dispositions techniques :

Documents à adapter pour des demandes d'offres lors de la recherche de solutions techniques :

► Cahier des charges fonctionnel - Gestion documents, affaires et archivage

► Liste des champs de métadonnées pertinents