Texte descriptif,
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CHECKLIST DES TÂCHES COMMUNALES
Cadre légal et règlementaire
☐ lors de la révision d’un règlement : vérifier qu’aucune disposition n’exclue la forme numérique (peu probable)
☐ lors de la révision d’un règlement : vérifier la conformité du vocabulaire avec le principe de primauté du numérique (peu probable)
☐ lors de la révision du règlement d’organisation : ajouter un article qui vise à ce que la numérisation tienne compte de la rentabilité, basé sur le rapport utilité/coût (recommandée)
Feuille de route – souveraineté numérique
1. Piloter : en structurant la gouvernance numérique
☐ Adapter et adopter la Note interne : petites communes.docx ou Note interne : commune moyennes.docx
2. Inventorier : pour y voir clair
☐ Compléter et tenir l'Inventaire numérique communal.xlsx
☐ Comprendre la Cartographie de l'architecture numérique communale.png
3. Sécuriser : pour renforcer la résilience
Formations en ligne recommandées pour tout le personnel
Proposées par la Conférence des Directions des départements cantonaux de justice et police (CCDJP)
☐ Sécurité du courrier électronique
☐ Cours sur les phishings et fake news
☐ Cours sur la protection des données
Cyberincidents : concept d’urgence
Modèles de l'Office Fédéral de la cybersécurité (OFCS)
Documents à adapter et adopter pour sa commune.
☐ Plan de crise informatique (15 pages)
☐ Rapport de débriefing (5 pages)
4. Maîtriser : en gérant les contrats et les dépendances
Tâches à réaliser lors de renouvellement de contrats avec des prestataires ou la conclusion de nouveaux contrats :
☐ Vérifications de conformité : Cybersafe/Cyberseal et LCPD/LPD
☐ Checklist pour contractualisation : 15 points comme base pour la gestion des contrats
☐ Clauses essentielles (voir section 3 de l’étape 4)
5. Développer — en mutualisant de manière pérenne
5.1 : Gestion des documents, des affaires et de l’archivage
Dispositions organisationnelles :
Directive à adapter et approuver :
►Directive pour la gestion électronique des documents, affaires et archivage
Annexes à adapter et maintenir à jour continuellement :
► Rôles et droits d’accès (matrice)
► Contrôle de qualité (check-list)
► Consignes d’enregistrement
► Liste des délais de conservation
► Liste négative
► Liste des types d’affaires
► Consignes de clôture du dossier
► Gestion de l’archivage intermédiaire
► Processus de versement dans les archives définitives
Dispositions techniques :
Documents à adapter pour des demandes d'offres lors de la recherche de solutions techniques :
► Cahier des charges fonctionnel — guide technique pour le système GED
► Liste des champs de métadonnées pertinents
