CHECKLIST DES TÂCHES COMMUNALES

Cadre légal et règlementaire

☐ lors de la révision d’un règlement : vérifier qu’aucune disposition n’exclue la forme numérique (peu probable)

☐ lors de la révision d’un règlement : vérifier la conformité du vocabulaire avec le principe de primauté du numérique (peu probable)

☐ lors de la révision du règlement d’organisation : ajouter un article qui vise à ce que la numérisation tienne compte de la rentabilité, basé sur le rapport utilité/coût (recommandée)

 

Feuille de route – souveraineté numérique

1. Piloter : en structurant la gouvernance numérique

☐ Adapter et adopter la Note interne : petites communes.docx ou Note interne : commune moyennes.docx


 2. Inventorier : pour y voir clair

☐ Compléter et tenir l'Inventaire numérique communal.xlsx

☐ Comprendre la Cartographie de l'architecture numérique communale.png


3. Sécuriser : pour renforcer la résilience

Formations en ligne recommandées pour tout le personnel
Proposées par la Conférence des Directions des départements cantonaux de justice et police (CCDJP)

Sécurité des mots de passe

Sécurité du courrier électronique

Cours sur les phishings et fake news

Cours sur la protection des données


Cyberincidents : concept d’urgence
Modèles de l'Office Fédéral de la cybersécurité (OFCS)
Documents à adapter et adopter pour sa commune.

Feuille d’urgence  (1 page)

Plan de crise informatique  (15 pages)

Rapport de débriefing  (5 pages)


4. Maîtriser : en gérant les contrats et les dépendances

Tâches à réaliser lors de renouvellement de contrats avec des prestataires ou la conclusion de nouveaux contrats :

☐ Vérifications de conformité : Cybersafe/Cyberseal  et LCPD/LPD

Checklist pour contractualisation : 15 points comme base pour la gestion des contrats

☐ Clauses essentielles (voir section 3 de l’étape 4)

 

5. Développer — en mutualisant de manière pérenne

5.1 : Gestion des documents, des affaires et de l’archivage

Dispositions organisationnelles :

Directive à adapter et approuver :

Directive pour la gestion électronique des documents, affaires et archivage


Annexes à adapter et maintenir à jour continuellement : 

Rôles et droits daccès (matrice)

Consignes denregistrement

Liste négative

Liste des types daffaires

► Liste des délais de conservation et des valeurs archivistiques (annexe ODArch Communes)

Consignes de clôture du dossier

Instructions de versement dans les archives définitives

Instructions d'effacement irréversible des dossiers

Contrôle de qualité (check-list)

 

Dispositions techniques :

Documents à adapter pour des demandes d'offres lors de la recherche de solutions techniques :

► Cahier des charges fonctionnel — guide technique pour le système GEVER

Liste des champs de métadonnées pertinents